روش اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور

روش اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور را در این مقاله برایتان توضیح خواهم داد. در درس قبل درباره اصل پارتو صحبت کردیم. با من همراه باشید.

اولویت بندی یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین موضوعات در بحث برنامه ریزی و افزایش بهره‌وری و بهبودعملکرد است. الویت‌بندی باعث می‌شود با صرف زمان و انرژی کمتر نتایج و بازخوردهای بهتری از عملکرد خود دریافت کنیم. بنابراین پیشنهاد می‌کنم تا انتهای این مقاله ما را همراهی کنید و توصیه‌ها را جدی بگیرید. و فراموش نکنید افراد موفق، چیزی فراتر از دیگران نیستند. در واقع برتری آنها در اجرای درست مفاهیم و توصیه های ساده است.

آنچه که قبلا یاد گرفتیم

در مقاله قبلی به یکی ازاصول الویت‌بندی یعنی اصل هشتاد بیست پرداختیم. و تاکید کردیم که اجرای این اصل می‌تواند در بسیاری از جنبه‌های زندگی به ما کمک شایانی بکند. دراین مقاله می‌خواهیم به یکی دیگر از روش‌های الویت‌بندی کارها بپردازیم. این روش‌ که به ماتریس آیزنهاور یا ماتریس اهمیت و فوریت معروف است، در انجام کارهای روزمره کاربرد فراوانی دارد. و احتمالا بسیاری از افراد، بارها در زندگی از آن استفاده کرده‌اند. مبنای این روش، همان طور که از نامش پیداست، بر اساس اهمیت و فوریت کارها است. در ادامه به توضیح و تفسیر این روش خواهیم پرداخت. پس با ما  همراه باشید.

ماتریس آیزنهاور، اهمیت و فوریت

اولویت بندی کارها در روش آیزنهاور به دو عامل بستگی دارد. اول اهمیت و دوم فوریت. کارهای مهم چه کارهای هستند؟ کارهای مهم اغلب کارهایی هستند که ما را در دستیابی به اهداف‌مان یاری می‌‌کنند. بنابراین باید توجه داشته باشیم که بی‌توجهی به اینگونه کارها سبب بروز مشکلاتی در مسیر رسیدن به خواسته‌ها و اهداف‌مان می‌شوند. این کارها به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواسته‌ها و ارزش‌های ما مربوط می‌شوند.

موارد زیر می‌توانند مثال‌هایی خوبی برای کارهای با اهمیت باشند. اما توجه به این نکته ضرورت دارد که اهمیت کارها با توجه به ارزش‌ها و اهداف هر فرد، متفاوت است. یعنی ممکن است کاری در زندگی شما مهم باشد. اما در زندگی فرد دیگری اهمیتی نداشته باشد.

موارد زیر ممکن است برای عده‌ای از افراد اهمیت بالایی داشته باشند:

• مطالعه‌ی روزانه
• ورزش منظم و روزانه
• یادگیری یک زبان جدید مثل زبان انگلیسی
• خواندن مقاله‌هایی از این دست
• و…

 برای دسته بندی کارها عامل دیگری هم وجود دارد و آن فوریت یک کاراست. به این معنا که انجام این کار تا چه حد نیازمند توجه من در لحظه حال است؟ آیا انجام این کار فرصت انجام کار دیگری را از من خواهد گرفت؟ یا انجام ندادن آن، برای من مشکلاتی به وجود خواهد آورد؟
حال ضرب این موارد در هم برای ما چهار حالت را به وجود خواهد آورد:

1. مهم و فوری
2. مهم و غیر فوری
3. کم اهمیت و فوری
4. کم اهمیت و غیر فوری

که همه‌ی این حالت‌ها را در روش اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور با مثال برایتان توضیح خواهم داد.

کارهای مهم و فوری

براساس ماتریس آیزنهاور این کارها بیشترین اولویت را دارند. یعنی بهتراست تا حد امکان قبل از انجام هر کار دیگری، زمان و انرژی خود را صرف انجام این کارها بکنیم.

همچنین با این کار باید نظم و انضباط شخصی ما افزایش پیدا کند. اصولا قسمتی از کارهایی که الان در این دسته قرار گرفته‌اند می‌توانستند در دسته‌ی کارهای مهم و غیرفوری قرار بگیرند. اما به دلیل بی‌نظمی، تنبلی، پیش بینی‌های نادرست یا دلایل دیگر، اکنون در این دسته قرار گرفته‌اند.

یکی از مهم‌ترین عواملی که سبب می‌شود تعداد کارهای مهم و فوری‌تان افزایش پیدا کند (اگر از موارد استثناء بگذریم) بی‌توجهی به اولویت بندی کارهاست. بی توجهی به این امر سبب می‌شود که بعدها با خود بگویید« سرم بسیار شلوغ است و وقت ندارم» درحالی که شما به اندازه کافی وقت دارید. اما به شیوه صحیح از آن استفاده نکرده‌اید.

کارهای مهم و غیر فوری

این دسته از کارها اغلب کارهایی هستند که باعث پیشرفت و غنی شدن زندگی می‌شوند. انجام دادن یا ندادن این کارها بعدها به شکلی بروز پیدا می‌کند. برای مثال اگر من الان ورزش نکنم ممکن است همین حالا دچار چاقی و بیماری نشوم، اما به احتمال زیاد در سنین میان سالی، مشکلات و بیماری های زیادی گریبان‌گیر من خواهد شد. یا در مثالی‌ دیگر، نتایج کتاب خواندن و نخواندن من، همین حالا مشخص نمی‌شود. اما در تصمیم‌گیری و انتخاب های من در زندگی، اثرگذار خواهد بود.

بنابراین نتایج انجام ندادن کارهای این دسته زود پدیدار نمی‌شوند.  اما در بلند مدت فرصت های بی‌شماری را از ما خواهند گرفت و حتی ممکن است مشکلاتی را هم برایمان به وجود بیاورد.

بعد از انجام کارهای دسته اول، یعنی کارهای مهم و فوری، که رفته رفته با افزایش نظم، کمتر می‌شوند، باید بلافاصله زمان و انرژی مان را صرف انجام این کارها کنیم و برای دیدن نتایج صبور باشیم چون نتایج با گذر زمان خود را نشان می‌دهند پس صبور باشید.

کارهای غیر مهم و فوری

در مواجهه با این نوع کارها اگر بتوانیم آن‌ها را به دیگران واگذار کنیم یا زمان‌ انجام آنها را تغییر دهیم، می‌توانیم زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم ذخیره کنیم.
برای مثال اگر با یکی از دوستان‌تان قرارمقلات دارید، اما هنوز کارهای مهم و فوری شما باقی مانده است، به دوستتان زنگ بزنید و از او بخواهید تا قرار ملاقاتتان را به زمانی دیگر موکول کند.

کارهای غیر مهم و غیر فوری

تکلیف اینگونه کارها نیز مشخص است؛ کارهایی مثل دنبال کردن اخباری که یا تاثیری روی کیفیت زندگی ما ندارند یا همیشه تاثیر بدی‌ دارند. یا چک کردن پست، صفحه و زندگی آنلاین دوستانتان در شبکه‌های اجتماعی که هیچ سودی برایتان ندارد.

 البته کارهای غیر مهم و غیر فوری فقط به این موارد ختم نمی‌شوند. اما نکته‌ای که در ارتباط با این نوع کارها باید بدانید این است که نه تنها به موفقیت شما کمک نمی‌کنند بلکه مانعی برای نرسیدن به موفقیت محسوب می‌شوند. بنابراین بهتر است از انجام اینگونه کارها دوری کنید.

توصیه می‌کنم که حتما برنامه ریزی خود را براساس اولویت پیش ببرید. اولویت بندی کارها بسیار مهم است و به شما در صرفه جویی زمان و انرژی کمک شایانی می‌کند.

در مقالات بعدی عمیق تر در مورد برنامه ریزی صحبت خواهیم کرد و از آموزه‌های آقای دارن هاردی، نویسنده کتاب پرفروش اثر مرکب، استفاده خواهیم کرد پس با من همراه باشید.

ارادتمند شما فرات حسن پور