مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش چیست؟ در این نوشتار قصد داریم درباره مدیریت دانش و نیز انواع دانش مطالبی را یاد بگیریم. با ما همراه باشید.

مدیریت دانش، یا Knowledge Management (KM)، در بنیادی‌ترین تعریف، عبارت است از فرآیندی برای ایجاد، ذخیره، استفاده و به اشتراک‌گذاری دانش در یک سازمان.

مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش فرآیند شناسایی، سازمان‌دهی، ذخیره و انتشار اطلاعات در یک سازمان است. زمانی که دانش به راحتی در یک سازمان در دسترس نباشد، می‌تواند برای یک کسب و کار بسیار پرهزینه باشد، زیرا زمان ارزشمندی صرف جستجوی اطلاعات مرتبط می‌شود تا انجام وظایف مبتنی بر نتایج.

سیستم مدیریت دانش KMS چیست؟

یک سیستم مدیریت دانش (KMS) Knowledg Management System دانش جمعی سازمان را مهار می‌کند و منجر به بهبود کارایی عملیاتی می‌شود. این سیستم ها با استفاده از یک پایگاه دانش پشتیبانی می شوند. آنها به طور کلی برای مدیریت موفق دانش ضروری هستند، و یک مکان متمرکز برای ذخیره اطلاعات و دسترسی آسان به آن فراهم می کنند.

بیشتر بخوانید: کارایی عملیاتی بازار چیست؟ ، کارایی اطلاعاتی بازار چیست؟

شرکت‌هایی که دارای استراتژی مدیریت دانش هستند به نتایج تجاری سریع‌تری دست می‌یابند، زیرا افزایش یادگیری سازمانی و همکاری بین اعضای تیم، انجام تصمیم‌گیری سریع‌تر را در سراسر سازمان تسهیل می‌کند. هم‌چنین فرآیندهای سازمانی بیشتری مانند آموزش و حضور در هیئت مدیره را ساده می‌کند که منجر به رضایت بیشتر کارکنان و گزارش های حفظ می‌شود.

انواع دانش

تعریف مدیریت دانش نیز شامل سه نوع دانش است: دانش ضمنی، ضمنی و آشکار. این نوع دانش تا حد زیادی با رمزگذاری اطلاعات متمایز می‌شود.

دانش ضمنی: این نوع دانش معمولاً از طریق تجربه به دست می‌آید و به طور شهودی درک می‌شود. در نتیجه، بیان و تدوین آن دشوار است، که این امر، انتقال این اطلاعات به افراد دیگر را دشوار می‌کند. نمونه‌هایی از دانش ضمنی ممکن است شامل زبان، تشخیص چهره یا مهارت‌های رهبری باشد.

دانش نهفته: در حالی که برخی از نشریات دانش نهفته را با دانش ضمنی یکی می‌دانند، برخی از محققان دانش نهفته را به طور جداگانه بررسی می‌کنند و بیان می‌نمایند که تعریف دانش نهفته ظریف‌تر است. در حالی که تدوین دانش ضمنی دشوار است، دانش نهفته لزوماً این مشکل را ندارد. در عوض، اطلاعات نهفته هنوز باید مستند شوند. دانش نهفته بیشتر در درون فرآیندها وجود دارد و می‌توان از آن به عنوان دانش “دانش” یاد کرد.

دانش صریح: دانش صریح در انواع مختلفی از اسناد مانند راهنماها، گزارش‌ها و هندبوک‌ها جمع‌آوری می‌شود و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد به راحتی این بخش از دانش را در بین تیم‌ها به اشتراک بگذارند. این نوع دانش شاید شناخته‌شده‌ترین نوع دانش باشد و نمونه‌هایی از آن شامل دارایی‌های دانش مانند پایگاه‌های داده، کاغذهای سفید یا وایت‌پیپرها (White Papers) و نیز مطالعات موردی است. این شکل از دانش برای حفظ سرمایه فکری در سازمان و همچنین تسهیل انتقال موفقیت‌آمیز دانش به کارکنان جدید مهم است.

فرآیند مدیریت دانش

در حالی که برخی از منابع دانشگاهی فرآیند مدیریت دانش را شامل کسب، ایجاد، اصلاح، ذخیره، انتقال، اشتراک و استفاده از دانش خلاصه می‌کنند، این فرآیند را می‌توان کمی بیشتر سنتز کرد. یک سیستم مدیریت دانش مؤثر معمولاً از سه مرحله اصلی عبور می‌کند:

ایجاد دانش: در طول این مرحله، سازمان‌ها هر دانش موجود یا جدیدی را که می‌خواهند در سراسر کسب و کار منتشر کنند، شناسایی و مستند می‌کنند.

ذخیره دانش: در این مرحله، معمولاً از یک سیستم فناوری اطلاعات برای نگهداری دانش سازمانی مورد نیاز برای به‌اشتراک‌گذاری استفاده می‌شود. ممکن است لازم باشد تا اطلاعات به روشی خاص برای برآوردن الزامات این استاندارد قالب‌بندی شوند.

به‌اشتراک‌گذاری دانش: در این مرحله نهایی، فرآیندهای اشتراک‌گذاری دانش به طور گسترده‌ای سراسر سازمان را دربرمی‌گیرند. سرعت انتشار اطلاعات بسته به فرهنگ سازمانی متفاوت خواهد بود. شرکت‌هایی که این رفتار را تشویق می‌کنند و پاداش می‌دهند، مطمئناً نسبت به سایرین در صنعت خود مزیت رقابتی خواهند داشت.

ابزارهای مدیریت دانش

تعدادی ابزار وجود دارد که سازمان‌ها برای بهره‌مندی از مزایای مدیریت دانش از آن‌ها استفاده می‌کنند. نمونه‌هایی از سیستم‌های مدیریت دانش ممکن است شامل موارد زیر باشد:

سیستم‌های مدیریت اسناد

این سیستم‌ها به عنوان یک سیستم ذخیره‌سازی متمرکز برای اسناد دیجیتال مانند PDF، تصاویر و فایل‌های پردازش واژه‌ها عمل می‌کنند. این سیستم‌ها با امکان بازیابی آسان اسناد، مانند درس‌های آموخته شده، گردش کار کارکنان را بهبود می‌بخشند.

سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)

این سیستم‌ها، برنامه‌هایی هستند که محتوای وب را مدیریت می‌کنند که در آن کاربران نهایی می‌توانند محتوا را ویرایش و منتشر کنند. این‌ها معمولاً با سیستم‌های مدیریت اسناد اشتباه گرفته می‌شوند، اما CMS می‌تواند انواع دیگر رسانه‌ها مانند صدا و تصویر را پشتیبانی کند.

اینترانت‌ها

اینترانت‌ها شبکه‌های خصوصی هستند که فقط در داخل یک سازمان وجود دارند و امکان اشتراک حقوق، ابزارها و فرآیندها را بین کاربران داخلی فراهم می‌کنند. اگرچه نگهداری آن‌ها زمان بر و پرهزینه است، اما تعدادی خدمات مشترک مانند فهرست راهنمای داخلی و جستجو را ارائه می‌دهند که همکاری سازمانی را آسان می‌کند.

ویکی‌ها

ویکی‌ها با توجه به سهولت استفاده می‌توانند یک ابزار مدیریت دانش محبوب باشند. آن‌ها آپلود و تغییر اطلاعات را آسان می‌کنند، اما این سهولت می‌تواند نگرانی‌هایی را در مورد اطلاعات نادرست ایجاد کند، زیرا کارگران ممکن است آن‌ها را با اطلاعات نادرست یا قدیمی به‌روز کنند.

انبار داده

انبارهای داده، داده‌ها را از منابع مختلف در یک پلتفرم ذخیره‌سازی واحد، مرکزی و منسجم جمع می‌کنند تا از تجزیه و تحلیل داده، داده کاوی، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین پشتیبانی کنند. داده‌ها از این مخازن استخراج می‌شوند تا شرکت‌ها بتوانند بینش‌هایی را از آن‌ها کسب کنند. هم‌چنین، این امر کارمندان را قادر می‌سازد تا تصمیمات لازم عملیاتی را بر اساس داده‌های موجود بگیرند.

بیشتر بخوانید: انبار داده چیست؟

استراتژی‌هایی برای سرعت‌بخشی به مدیریت دانش

در حالی که راه‌حل‌های مدیریت دانش می‌تواند در تسهیل انتقال دانش بین تیم‌ها و افراد مفید باشد، آن‌ها هم‌چنین به پذیرش کاربر برای ایجاد نتایج مثبت بستگی دارند. بنابراین، سازمان‌ها نباید ارزش عناصر انسانی را که باعث موفقیت در مدیریت دانش می‌شوند، کم اهمیت جلوه دهند.

فرهنگ سازمانی: شیوه‌های مدیریت بر نوع رهبری رهبران سازمان تأثیر می‌گذارد. مدیران می‌توانند مدل سازمان‌های یادگیرنده را با به‌کارگیری محرک‌هایی هم‌چون پاداش دادن و تشویق رفتارهای به اشتراک‌گذاری دانش، در تیم‌های کاری خود ایجاد کنند. این نوع رهبری، پایه‌ای را برای تیم‌ها ایجاد می‌کند تا به یکدیگر اعتماد کنند و بازتر ارتباط برقرار کنند تا نتایج مورد نیاز کسب‌وکار خود را به دست آورند.

جوامع عملی: مراکز تعالی در رشته‌های خاص، انجمنی را برای پرسیدن سؤالات، تسهیل یادگیری و انتقال دانش در اختیار کارکنان قرار می‌دهند. به این ترتیب، سازمان‌ها تعداد متخصصان موضوع را در یک حوزه معین از کسب‌وکار افزایش می‌دهند و در نتیجه اتکا به افراد خاص برای انجام وظایف خاص را کاهش می‌دهند.

موارد استفاده مدیریت دانش

با استفاده از ابزارها و استراتژی‌های مناسب، شیوه‌های مدیریت دانش در برنامه‌های کاربردی خاص مانند:

حضور کارکنان: سیستم‌های مدیریت دانش به ایجاد روند صحیح منحنی یادگیری برای کارکنان جدیدالاستخدام کمک می‌کند.

به‌جای اینکه در هفته‌های اول، کارمندان جدید خود را تحت کنترل و فشار قرار دهید، به شکلی مداوم با استفاده از ابزارهای دانشی که اطلاعات مفیدی را در هر بازه از زمان به ایشان می‌دهد، از آن‌ها حمایت کنید.

وظایف روزانه کارکنان: هر کارمندی را قادر می‌سازد تا به پاسخ‌های دقیق مربوط به هر فرآیند کاری و نیز اطلاعات حیاتی دسترسی داشته باشد. دسترسی به پاسخ‌های بسیار مرتبط در زمان مناسب، برای شخص مناسب، به کارمندان اجازه می‌دهد زمان کمتری را صرف کنند.

خدمات مشتری سلف سرویس: مشتریان مکرراً می‌گویند که ترجیح می‌دهند خودشان پاسخی پیدا کنند تا اینکه تلفن را برداشته و با پشتیبانی تماس بگیرند. هنگامی که کاری به درستی انجام شود، یک سیستم مدیریت دانش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های پشتیبانی مشتری را کاهش دهند و رضایت مشتری را افزایش دهند.

مزایای مدیریت دانش چیست؟

شرکت‌ها هنگام اتخاذ استراتژی‌های مدیریت دانش از مزایای متعددی بهره‌مند می‌شوند. برخی از مزایای کلیدی عبارتند از:

شناسایی شکاف‌های مهارتی: وقتی تیم‌ها مستندات مربوطه را پیرامون دانش ضمنی یا نهفته ایجاد می‌کنند یا دانش صریح را تقویت می‌کنند، این امر می‌تواند شکاف‌های مهارت‌های اصلی را در تیم‌ها برجسته کند.

این اطلاعات ارزشمندی را در اختیار مدیریت قرار می‌دهد تا ساختارهای سازمانی جدید را شکل دهد یا منابع اضافی را استخدام کند.

سایر مزایا

تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر: سیستم‌های مدیریت دانش، دانش را در اختیار افراد و بخش‌ها قرار می‌دهند. با بهبود دسترسی به دانش کسب‌وکار فعلی و تاریخی، تیم‌های شما می‌توانند مهارت‌های خود را بهبود بخشند و تصمیمات مبتنی بر اطلاعات بیشتری اتخاذ کنند که از اهداف تجاری پشتیبانی می‌کند.

حفظ دانش شرکت: اگر ماهرترین کارمندان شما فردا شما را ترک کنند، شرکت شما چه می‌کند؟ تمرین مدیریت دانش داخلی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا حافظه سازمانی ایجاد کنند. دانشی که توسط کارمندان قدیمی و سایر کارشناسان نگهداری می‌شود، سپس آن را برای تیم گسترده خود در دسترس قرار دهید.

کارایی عملیاتی: سیستم‌های مدیریت دانش مکانی مرجع ایجاد می‌کنند که به کارکنان دانش اجازه می‌دهد اطلاعات مرتبط را سریع‌تر پیدا کنند. این به نوبه خود، زمان صرف شده برای تحقیق را کاهش می‌دهد و منجر به تصمیم‌گیری سریع‌تر و صرفه‌جویی در هزینه از طریق کارایی عملیاتی می‌شود. افزایش بهره‌وری نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، بلکه هزینه‌ها را نیز کاهش می‌دهد.

افزایش همکاری و ارتباطات: سیستم‌های مدیریت دانش و فرهنگ‌های سازمانی برای ایجاد اعتماد در بین اعضای تیم با هم کار می‌کنند. این سیستم‌های اطلاعاتی شفافیت بیشتری را بین کارگران ایجاد می‌کند و درک و هم‌سویی بیشتری را حول اهداف مشترک ایجاد می‌کند. رهبری متعهد و ارتباطات باز محیطی را برای تیم ها ایجاد می‌کند تا از نوآوری و بازخورد استقبال کنند.

امنیت داده‌ها: سیستم‌های مدیریت دانش به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا کنترل مجوز، کنترل مخاطب و سطح امنیت اسناد را سفارشی کنند تا اطمینان حاصل کنند که اطلاعات فقط از طریق کانال‌های مناسب یا با افراد منتخب به اشتراک گذاشته می‌شود. کارمندان خود را برای دسترسی ایمن و مطمئن به دانش توانمند کنید.

در این مقاله درباره این که مدیریت دانش چیست مطالبی آموختیم. با تشکر از همراهی شما عزیزان.

منابع

۱. مدیریت دانش – ترجمه از انگلیسی