خزش دامنه در مدیریت پروژه چیست؟

خزش دامنه در مدیریت پروژه چیست؟ در این نوشتار آموزشی قصد داریم درباره مفهوم خزش دامنه یا اسکوپ در پروژه‌ها صحبت کرده و راه های جلوگیری از آن را بیان کنیم.

نوشتار اصلی: اسکوپ پروژه چیست؟

آموخته‌ایم که اسکوپ کاری، کار مورد نیاز در هر بخش از یک پروژه را مشخص می‌کند. مدیریت محدوده بخش مهمی از نقش مدیریت پروژه است، به خصوص زمانی که پروژه در حال انجام است و تغییرات دامنه هر محدوده شروع به نمایان شدن می‌کند. حالا این سوال را ایجاد می‌شود: خزش دامنه در مدیریت پروژه چیست؟

خزش دامنه چیست؟

خزش دامنه (که گاهی اوقات «خزش نیازمندی‌ها» یا حتی «خزش ویژگی» نیز نامیده می‌شود) به این امر اشاره دارد که چگونه الزامات یک پروژه در طول چرخه عمر پروژه افزایش می‌یابد، به عنوان مثال، پروژه‌ای که با یک قلم قابل تحویل شروع می‌شود به پنج قلم قابل تحویل تبدیل می‌شود. یا محصولی که با سه ویژگی اساسی تولید آن کلید خورده است، اکنون باید ده ویژگی داشته باشد. یا در میانه راه یک پروژه، نیازهای مشتری تغییر می‌کند و باعث ارزیابی مجدد نیازهای پروژه می‌شود.

خزش دامنه می‌تواند بدترین کابوس یک مدیر پروژه باشد که منجر به افرایش بودجه، تأخیر و حتی شکست پروژه شود. هر مدیر پروژه باید توانایی برنامه‌ریزی تغییرات محدوده پروژه و کنترل تغییر دامنه را داشته باشد.

خزش دامنه یا خزش محدوده Scope Creep معمولاً به دلیل تغییر الزامات ذینفعان کلیدی پروژه یا گاهی اوقات به دلیل عدم هماهنگی داخلی و یا یک اختلاف نظر و سوء تفاهم ایجاد می‌شود.

در حالی که وقوع خزش محدوده می‌تواند منجر به تأخیر در پروژه، ایجاد موانع در راه، یا تغییرات بیش از حد بودجه شود، تغییر دامنه همیشه چیز بدی نیست.

به یاد داشته باشید که تغییر اجتناب‌ناپذیر است. نیازهای مشتری در طول زمان تغییر می‌کنند و ارائه پروژه‌ای که نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند اغلب به معنای تغییر دامنه است. بنابراین تغییر دامنه واقعیتی است که هر مدیر پروژه حرفه‌ای انتظار دارد و برای آن برنامه‌ریزی می‌کند.

اسکوپ یا محدوده چیست؟

اسکوپ یا محدوده برنامه کاری مستند و قابل تحویل یک پروژه است. مشخصات پروژه، زمان‌بندی، محدودیت‌ها و اقلام قابل تحویل کلیدی را به تفصیل شرح می‌دهد.

هر پروژه یک محدوده دارد، یعنی الزامات پروژه.

انحراف اسکوپ یا محدوده چیست؟

تعریف انحراف محدوده زمانی است که محدوده پروژه تغییر می‌کند، کار پروژه شروع به گسترش یا “خزش” می‌کند، فراتر از آنچه در ابتدا بر روی آن توافق شده بود.

تقریباً با هر پروژه‌ای، تغییر اجتناب‌ناپذیر است، اما این تغییرات کنترل‌نشده است که سبب تأخیر پروژه‌ها شده و خزش دامنه را موجب می‌شود.

تغییرات کنترل‌شده و کنترل‌نشده

تغییرات درخواستی که به عنوان بخشی از محدوده به‌روزشده پروژه مستند و اجرا می‌شوند، تغییرات کنترل‌شده هستند.

مشکل از هرگونه تغییر غیرمجاز است که می‌تواند بر بهره‌وری، تحویل‌های برآورده نشده، و افرایش بیش‌ازحد بودجه تأثیر بگذارد. پروژه تکمیل شده به طور بالقوه می‌تواند بسیار متفاوت از آنچه در ابتدا تصور می‌شد باشد.

علل خزش در محدوده پروژه

۱. بیانیه مستند کار (SOW)، مبهم و تعریف نشده است.

۲. مکالمات و توافقات بین مشتری و اعضای تیم، به صورت شفاهی و غیرمستند است.

۳. ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم، رهبران و مدیران پروژه، مشتریان و ذینفعان ضعیف است.

۴. وجود مهلت‌ها و ضرب‌الاجل‌هایی که رعایت آنها غیر ممکن است.

۴. فرآیند کنترل تغییری که انعطاف‌پذیر نیست یا اصلا وجود ندارد.

۵. بیانیه محدوده پروژه وجود ندارد.

نحوه مدیریت محدوده پروژه

خزش دامنه می‌تواند کنترل‌نشده باشد که منجر به جابجایی محدوده می‌شود یا کنترل‌شده که منجر به تغییرات مستند در الزامات پروژه می‌شود. مدیریت خزش اسکوپ به معنای کنترل این تغییرات از طریق فرآیند کنترل تغییر است. که به این معنی است:

۱. پی‌گیری پیشرفت پروژه و اسکوپ پایه؛

۲. مقایسه معیارهای عملکرد واقعی کار با اسکوپ پایه با استفاده از تحلیل واریانس، به عنوان مثال، “پروژه فعلی چقدر با طرح اصلی متفاوت است؟”؛

۳. کشف علت و درجه تغییرات مشاهده شده؛

۴. تصمیم‌گیری در مورد درخواست‌های تغییر با اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه؛

۵. مدیریت تمام درخواست‌های تغییر و اقدامات توصیه‌شده (اعم از اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه)، از طریق انجام فرآیند کنترل تغییر یکپارچه.

اگر درخواست‌های تغییر تایید شده بر محدوده کلی پروژه و اسکوپ پایه هزینه تأثیر بگذارد، بیانیه محدوده، ساختار تفکیک کار (WBS) و نیز هزینه پایه به‌روزرسانی می‌شود و برای ذینفعان ارسال می‌شود. به طور خلاصه، تمام تغییرات به درستی مدیریت، مستند و ابلاغ می‌شوند.

بیشتر بخوانید: ساختار شکست کار به زبان ساده

هم‌چنین بخوانید: نمودار گانت چیست؟ کاربرد آن کدام است؟

نمونه‌هایی از خزش دامنه

برای جلوگیری از انحراف محدوده، مهم است که چند مثال عینی از خزش محدوده پروژه در نظر بگیرید.

شرکتی را در نظر بگیرید که در ماه آینده نوع جدیدی از قاب گوشی را عرضه می‌کند. این شرکت به شکلی دقیق برای عرضه محصول از ابتدا تا انتها برنامه‌ریزی کرده است. با این حال، در طول توسعه، مدیرعامل و تیم مدیریت تصمیم می‌گیرند که یک چراغ حلقه، باتری و موارد دیگر را به کیس قاب اضافه کنند. این امر تیم پروژه را مجبور می‌کند تا زمان اضافی قابل توجهی را برای این محصول صرف کند که به نوبه خود بر تاریخ عرضه نهایی محصول و درآمد بعدی تأثیر می‌گذارد.

در یک مثال واقعی از خزش محدوده، می‌توان به فرودگاه بین‌المللی دنور (DIA) اشاره کرد. آن‌گاه تجربه این فرودگاه را در تلاش برای ایجاد و مدیریت یک سیستم حمل بار کاملاً خودکار، بررسی نمود. این سیستم با خزش دامنه شامل بیش از 2000 تغییر در طراحی سیستم مواجه شده است.

این تغییرات طراحی تا حدی نتیجه عدم مشارکت طرف‌های ذینفع در مراحل اولیه برنامه‌ریزی و نادیده گرفتن نگرانی‌های اساسی پروژه از سوی این ذینفعان بود. دامنه در حال تحول پروژه اتوماسیون چمدان DIA منجر به تکمیل پروژه با 16 ماه تاخیر و صرف هزینه‌ای معادل بیش از 250 درصد از بودجه اولیه پروژه شد.

اما در حالی که تلاش DIA برای خودکارسازی حمل چمدان‌ها در نهایت شکست خورد، درس‌های کلیدی وجود دارد که از یکی از شناخته‌شده‌ترین نمونه‌های خزش پروژه می‌توان آموخت.

از این مثال، مدیران پروژه‌های آینده امیدوارند اهمیت ارتباط با همه ذینفعان را از مراحل اولیه شروع پروژه گرفته، تا توجه به هشدارهای کارشناسان در مورد موانع احتمالی که می‌تواند بر برنامه و بودجه تأثیر بگذارد درک کنند. هم‌چنین پروژه‌ها را با استفاده از نقاط عطف پروژه و اقلام قابل تحویل آن، به قطعات کوچکتر تقسیم کنند.

در این مقاله مطالبی درباره این‌که خزش دامنه در مدیریت پروژه چیست، مطالبی تقدیم نگاه مهربانتان شد. با سپاس از همراهیتان.

منابع

۱. تعریف خزش دامنه – ترجمه از انگلیسی

۲. تعریف خزش دامنه – ترجمه از انگلیسی