چطور زمان را مدیریت کنیم؟

چطور زمان را مدیریت کنیم؟ یکی از مواردی که اکثر افراد در مسیر موفقیت به دنبال آنند مدیریت زمان است. بدون شک ضعف در مدیریت زمان و برنامه ریزی می‌تواند باعث ایجاد مشکلات زیادی شود و احتمال رسیدن به هدف را کاهش دهد.

هم آدم‌های موفق و هم آدم‌های شکست خورده در طول روز بیست و چهار ساعت زمان دارند بنابراین نکته مهمی که درموفقیت و شکست ما تاثیر بسزایی دارد این است که زمان‌مان را به چه کارهایی اختصاص می‌دهیم، افراد موفق زمان‌شان را به کارهایی با اولویت بالا اختصاص می‌دهند که آورده زیادی برایشان دارد اما افراد ناموفق زمان شان را به هیچ تبدیل می‌کنند.

در بسیاری از مواقع ممکن است مشکلات دیگری داشته باشیم که خود را در قالب مدیریت زمان نشان دهند؛ در ادامه چند مورد از این مشکلات را با هم بررسی خواهیم کرد.

به چه دلیل دچار کمبود زمان می‌شویم؟

قبل از هرچیز باید بگویم که ما هم مثل تمام آدم‌های دنیا به یک میزان زمان داریم و هم ما هم تمام افراد روی این کره خاکی هیچ وقت نمی‌توانیم به همه‌ی کارهای‌مان برسیم؛ شاید این، خبر بدی برایتان باشد، اما خبر خوب این است که ما زمان کافی برای رسیدن به مهم‌ترین کارهای‌مان را داریم.

حالا بیایید دلایل تلف شدن زمان را برایتان توضیح دهم.

نپرداختن به اولویت‌ها

یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین دلایل، نپرداختن به کارهای مهم و با اولویت بالاست؛ من همیشه با این مثال این موضوع را توضیح می‌دهم؛ فرض می‌کنیم زمان ما یک اسکناس پنجاه تومانی‌ست که می‌خواهیم آن را خرج کنیم و مثلا برای من مهم‌ترین و سودمندترین کاری که می‌توانم با این اسکناس انجام دهم این است که با آن یک کتاب بخرم و مطالب آن را در زندگی‌ام به کار ببرم تا به شادکامی بیشتری برسم؛ اما به جای انجام این کار، اسکناس زمانم را می‌سوزانم تا از نور و گرمای زودگذر آن استفاده کنم.

در مثال بالا در هر دو حالت از اسکناسم استفاده کردم اما سودی که در حالت اول نصیبم می‌شود کجا و سود حالت دوم کجا.

شاید داستان بالا و انجام کارهای گفته شده عجیب و غیرمنطقی به نظر بیاید اما اگر توجه کنیم می‌بینیم در طول روز بارها و بارها سناریوی قبل را تکرار می‌کنیم بدون اینکه متوجه موضوع شویم؛ به جای استفاده‌ی از این زمان برای رسیدن به اهداف‌مان، آن را صرف کارهای بیهوده یا کم ارزش‌تر می‌کنیم؛ اگر نگاهی به کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم بیندازیم می‌بینیم که چندین ساعت را صرف اینستاگرام و بازی‌های ویدیویی و وب‌گردی می‌کنیم بدون اینکه متوجه شویم؛ بنابراین با این تفاصیر می‌فهمیم که مشکل اصلی ما استفاده نادرست از زمان است.

تعیین اهداف سپس تعیین کارها

اولین قدمی که برای مدیریت کارها و در نتیجه مدیریت زمان باید انجام دهیم این است که اهداف‌مان را مشخص کنیم و سپس کارهایی که مارا به اهداف‌مان می‌رساند را تعیین کنیم؛ چه عالی می‌شود اگر اهداف‌مان را از یک تا ده برحسب ارزش و اولویت شماره‌گذاری کنیم و ابتدا برویم سراغ اولویت اول‌مان، پس از آن هم بپردازیم به انجام کارهایی که رسیدن به این هدف را ممکن می‌کند.

ترس

از دلایل اتلاف وقت می‌توان به ترس هم اشاره کرد؛ ترس از نرسیدن، ترس از مسخره شدن، ترس ناشی از بزرگی هدف‌های روزانه یا همان کارهایی که در برنامه‌مان است؛ در نتیجه تنبلی با ظاهر نه چندان دلچسبش پدیدار می‌شود چراکه یکی از دلایل تنبلی یا اهمالکاری همین ترس بی‌مورد است.

مسلما اگر از اول با من پیش آمده باشید مشکل ترس را در مقالات قبلی حل کرده‌اید اما به احتمال زیاد این حقایق دید خوبی به شما می‌دهند:

واقعیت اول، نود درصد ترس‌های ما توهمی بیش نیستند و هیچ‌گاه هم به واقعیت نمی‌پیوندند.

واقعیت دوم، هرچه بیشتر سعی کنید به ترس یا فکرهای ناخواسته فکر نکنید بیشتر در آنها غرق خواهید شد؛ داستایفسکی در کتاب یادداشت‌های زمستانه درباره خاطرات تابستانه می‌گوید:« سعی کنید این تمرین را انجام دهید که اصلا به خرس قطبی فکر نکنید سپس خواهید دید که آن چیز لعنتی مدام به ذهن‌تان می‌آید.»

شاید الان این سوال در ذهن‌تان شکل گرفته باشد که: “پس باید به ترس‌هایم فکر کنم؟” خیر قرار نیست چنین کاری انجام دهید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که بگذارید آن فکرهای مزاحم بیایند و بروند، هرچقدر بیشتر توجه‌تان را به این افکار معطوف کنید بیشتر در ذهن‌تان جا خشک خواهند کرد؛ بنابراین اجازه بدهید رد بشوند بدون اینکه به آنها توجه کنید.

کمالگرایی

یکی دیگر از کارهایی که باعث می‌شود زمان‌مان را از دست بدهیم کمالگرایی‌ست. افراد کمالگرا افرادی‌اند در هیچ کاری نمره نوزده راضی‌شان نمی‌کند، فقط بیست می‌خواهند؛ یعنی دنبال استاندارد صد از صد هستند ومسلما چنین افرادی در هر کاری بیش از حد معمول زمان می‌گذارند.

ناگفته نماند که من هم تقریبا درگیر این موضوع هستم یا بودم؛ برای مثال برای هر اسلاید دوره چند عکس تهیه می‌کردم تا ببینم کدام بهتر خواهد شد که این بسیار بد و زمان‌بر است؛ بیایید از آن دوری کنیم، چون که ما انسانیم، هیچ وقت کامل نبودیم و نخواهیم بود اما خوب است که برای بهتر شدن تلاش کنیم نه برای بهتر بودن.

درنهایت همین کمالگرایی هم ممکن است باعث اهمال‌کاری شود، به این دلیل که استاندارد صد از صد کار آسانی نیست و چون کار سخت و طاقت فرسایی‌ست مدام آن را به زمان دیگری موکول می‌کنیم.

اهمال‌ کاری

بنابراین اهمال کاری از جمله کارهایی‌ست که به شدت در از بین رفتن زمان‌مان نقش ایفا می‌کند. اهمال کاری یعنی عقب انداختن کارها به زمانی دیگر.

در اغلب اوقات با تصور اینکه در زمان بهتری این کار را انجام خواهم داد کارهای‌مان پشت گوش می‌اندازیم، غافل از اینکه در نود و نه درصد مواقع، الان بهترین زمان انجام آن کارهاست.

در مقالات قبلی در مورد اهمال کاری و تکنیک‌های رفع آن صحبت کردیم، آنها را مطالعه کنید.

از تکنیک پنج ثانیه و پنج دقیقه استفاده کنید، هر زمان خواستید کاری را انجام دهید که احتمال می‌دهید در آن اهمال کاری می‌کنید، از پنج تا یک بشمارید و بلافاصله قدمی برای انجام آن کار بردارید.(اگر می‌خواهید در مورد این تنکی بیشتر بدانید عبارت«قانون پنج ثانیه‌ای» را سرچ کنید.) تکنیک پنج دقیقه هم می‌گوید هر وقت حس انجام کاری را نداشتید با خودتان بگویید فقط پنج دقیقه این کار را انجام می‌دهم اگر حسش آمد ادامه می‌دهم اگر نیامد می‌روم سراغ یک کار دیگر.

تنکیک پومودور

یکی دیگر از دلایل سوختن زمان انجام کار بدون تمرکز است. خیلی از ما وقتی می‌خواهیم کاری انجام دهیم گیوتینی این کار را  انجام می‌دهیم، یعنی بدون استراحت و پشت سر هم مشغول انجام آن کار می‌شویم در حالی که تحقیقات دانشگاهی نشان می‌دهد که تمرکز ما بعد از پنجاه و دو  دقیقه به شدت پایین می‌آید و نمی‌توانیم کارمان را با بهره وری بالا انجام دهیم.

می‌توانید برای بالا ماندن تمرکز در حین کار از تکنیک پومودور استفاده کنید به این صورت که بیست و پنج دقیقه کار با تمرکز و پنج دقیقه استراحت، در این استراحت پنج دقیقه‌ای گوشی ممنوع خواهد بود تا زمانی که این روند چهار بار طی شود یعنی چهار باکس بیست و پنج دقیقه کار پنج دقیقه استراحت، پس از آن می‌توانید یک استراحت نیم ساعته تا یک ساعته داشته باشید و در این زمان گوشی آزاد است. برای به کار بردن این تکنیک می‌توانید از اپلیکیشن آن هم استفاده کنید.

اما اگر این روش را دوست ندارید از باکس‌های یک ساعت کار و یک ربع استراحت استفاده کنید فقط توجه داشته باشید که این مدت زمان ها بیشتر نشوند؛ خصوصا مدت زمان کار.

اینها از مهم‌ترین مواردی بود که در مورد مدیریت زمان باید گفته می‌شد؛ قطعا مدیریت زمان فقط به این موارد محدود نمی‌شود و می‌توانیم در مورد این موضوع ده‌ها مقاله بنویسیم اما به نظرم رعایت این موارد نود درصد مشکلاتتان را حل خواهد کرد.

در این آموزش یاد گرفتیم که چطور زمان را مدیریت کنیم. هم‌چنین موانعی که باعث می‌شود در مدیریت زمان به مشکل بخوریم را شناسایی و راهکار رفع آن‌ها را تشریح کردیم.

مثل همیشه امیدوارم که دانا و عملگرا باشید.

ارادتمند شما فرات حسن پور